Come inviare e-mail cifrate in Outlook nel 2026?
Nicolas,
Inviare un'e-mail non cifrata è come spedire una cartolina: chiunque lungo il percorso può leggerne il contenuto. Nel 2026, le violazioni di dati via e-mail rimangono uno dei principali vettori di fuga di informazioni riservate sia in azienda che tra i privati. Outlook offre diversi metodi per cifrare i messaggi — ecco come implementarli in base alla propria configurazione.
I due metodi di cifratura disponibili in Outlook
Outlook supporta due tecnologie di cifratura distinte, ognuna adatta a un contesto diverso:
| Metodo | Requisiti | Contesto consigliato |
|---|---|---|
| S/MIME | Certificato digitale installato su ogni dispositivo | Aziende, uso professionale avanzato |
| Microsoft 365 Message Encryption (OME) | Abbonamento Microsoft 365 (piano Business o Enterprise) | Organizzazioni che usano Microsoft 365 |
Metodo 1: la cifratura S/MIME
S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) è lo standard di cifratura e-mail più diffuso. Si basa su un sistema di chiave pubblica / chiave privata tramite un certificato digitale. Sia il mittente che il destinatario devono disporre del proprio certificato affinché la cifratura funzioni in entrambe le direzioni.
Passo 1: ottenere un certificato digitale S/MIME
È necessario innanzitutto ottenere un certificato di firma e-mail da un'autorità di certificazione (CA). Diverse autorità offrono certificati gratuiti o a pagamento:
- Comodo / Sectigo: offre un certificato S/MIME personale gratuito valido 90 giorni
- DigiCert, GlobalSign: certificati a pagamento per uso professionale
- La propria organizzazione: in un ambiente aziendale, il certificato è spesso fornito e gestito dall'IT tramite Active Directory Certificate Services
Passo 2: installare il certificato in Outlook
- Scarica e installa il certificato sul tuo computer — si installa nel registro certificati di Windows
- Apri Outlook e vai su File → Opzioni → Centro protezione → Impostazioni Centro protezione
- Fai clic su Protezione posta elettronica
- Nella sezione Posta elettronica crittografata, fai clic su Impostazioni
- In Certificati e algoritmi, fai clic su Scegli e seleziona il certificato installato
- Conferma e chiudi le impostazioni
Passo 3: inviare un'e-mail cifrata con S/MIME
- Componi un nuovo messaggio in Outlook
- Vai alla scheda Opzioni del messaggio
- Fai clic su Crittografa (icona lucchetto) e seleziona Crittografa con S/MIME
- Puoi anche attivare la Firma digitale per certificare che il messaggio proviene davvero da te
- Invia il messaggio normalmente
Lo sapevi? per cifrare un'e-mail con S/MIME, devi possedere la chiave pubblica del destinatario — il che significa che il destinatario deve averti precedentemente inviato un'e-mail firmata digitalmente. Outlook estrae automaticamente la sua chiave pubblica dalla firma per abilitare la cifratura. Senza la chiave pubblica del destinatario, Outlook non potrà cifrare il messaggio.
Metodo 2: Microsoft 365 Message Encryption (OME)
La Microsoft 365 Message Encryption (ex Office 365 Message Encryption) è disponibile con gli abbonamenti Microsoft 365 Business Premium, E3 ed E5. Non richiede certificati lato utente e funziona con qualsiasi destinatario, che usi o meno Outlook.
Inviare un messaggio cifrato con OME
- In Outlook (versione desktop o web), componi un nuovo messaggio
- Vai su Opzioni → Crittografa
- Seleziona una delle opzioni di protezione disponibili:
- Solo crittografia: il messaggio viene cifrato ma il destinatario può inoltrarlo
- Non inoltrare: il destinatario non può inoltrare, copiare né stampare il messaggio
- Riservato o altre etichette di riservatezza configurate dall'amministratore
- Invia il messaggio normalmente
Il destinatario riceve una notifica che indica che il messaggio è protetto. Se usa Outlook con un account Microsoft 365, può leggere il messaggio direttamente. Altrimenti riceve un link per consultarlo tramite un portale sicuro autenticandosi con il proprio account Microsoft, Google o un codice monouso.
Lo sapevi? OME cifra il contenuto del messaggio e gli allegati, ma non i metadati (oggetto, indirizzi e-mail di mittenti e destinatari). Se anche la riservatezza dell'oggetto del messaggio è importante, evita di includervi informazioni sensibili.
Cifratura in Outlook.com (versione gratuita)
Gli utenti di Outlook.com con un account Microsoft personale (non Microsoft 365) hanno accesso a una versione limitata della cifratura tramite l'opzione Crittografa nel compositore di messaggi. Questa opzione utilizza i diritti IRM (Information Rights Management) di Microsoft e richiede che il destinatario disponga di un account Microsoft per decifrare il messaggio.
Verificare che un'e-mail ricevuta sia cifrata
In Outlook, un'e-mail cifrata è identificabile dall'icona di un lucchetto nell'intestazione del messaggio. Per i messaggi S/MIME, ulteriori dettagli sul certificato utilizzato sono accessibili facendo clic sull'icona del lucchetto o sull'icona della firma digitale.
Lo sapevi? la cifratura dell'e-mail protegge il contenuto del messaggio in transito e a riposo, ma non protegge contro un destinatario che inoltri il messaggio decifrato a terzi. Per le comunicazioni più sensibili, combina la cifratura con l'opzione "Non inoltrare" e una politica di gestione dei diritti adatta alla tua organizzazione.